Privacy verklaring OKAH

Privacyverklaring van OKAH (21052018)
(Oud-leerlingencomité Koninklijk Atheneum Halle)

(Versie 21-5-2018)

Het Oud-leerlingencomité Koninklijk Atheneum Halle (verder OKAH) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. OKAH houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de recente GDPR wetgeving).  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als OKAH zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

OKAH
A. Demaeghtlaan 40
1500 Halle
info@okah.be

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens:

Uw persoonsgegevens worden door OKAH verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van OKAH;
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten georganiseerd door OKAH.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en opslagen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Andere gegevens: secundaire opleiding, afstudeerjaar, eventuele verdere opleiding(en)

 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen en verspreiden van uitnodigingen verstuurd door het Koninklijk Atheneum Halle met betrekking tot activiteiten waarbij oud-leerlingen betrokken worden.

 

Met deze partij (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming

voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Bewaartermijn

OKAH bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit houdt in dat de persoonsgegevens maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden worden. Nadien worden deze volledig gewist uit de database van de vereniging.

 

Beveiliging van de gegevens

 Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens

te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens OKAH van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website (www.okah.be). Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

 

Wijziging privacy statement

OKAH kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 21 mei 2018.

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.

Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen (info@okah.be).

 

Einde privacy statement.